最上 輝未子

最上 輝未子

ヘルスコーチ・ジャパン代表理事、元薬剤師。2000年にコーチングに出会い、自己基盤を整えると、ストレスが減り、仕事もプライベートもうまくいくことを自ら体感。自己基盤を強化するトレーニングを、広く社会に普及させれば、個人も組織もうまくいくと考え、2008年にヘルスコーチ・ジャパンを立ち上げました。私たちの活動に賛同してくださる仲間を募集しています。まずは、講座を受講して、その有効性を確かめてください。

【叱り方】続編-ここだけは押さえておきたい叱り方・注意の仕方の極意7つ

 

「叱る」「注意する」

チームをうまく回して行くうえで
必ず必要なコミュニケーションですが、

これがなかなか難しい!

 

実は、いくつかのコツさえ掴めば
相手が素直に受け取りやすい
「叱り方」「注意の仕方」ができるようになります。

叱る・注意する

 

叱る・注意するときに使って欲しい「フィードバック」のスキル

「叱る」「注意する」ときに使って欲しいのが「フィードバック」のスキルです。

このフィードバックについては、

【叱り方】折れやすい若手や価値観が違う人にも使えて、確実に行動が変わる叱り方の極意

でも、詳しく解説しています。

フィードバックのそもそもの意味や、フィードバックの目的、叱り方の具体例、については、上記ブログを合わせてご覧下さい。

今回は、フィードバックをするときのコツについて整理してお伝えします。

フィードバックする時のコツ

できるだけ早く、その場で伝える

すぐに

時間が経つと忘れます。

なので、気がついた時にすぐ、
その場で伝えるのが基本ですが、例外があります。

それは、ひと目があるときです。

のぞき見

人前、特に、お客様や他の社員がいるときにフィードバックしてしまうと、その人の「外の顔(守りたいイメージ)」が傷つき、

冷静さを失って、慌ててしまったり、

外の顔が傷ついたことのほうに意識が向いてしまって、目の前の仕事に集中できなくなるからです。

基本は、「できるだけ早く」ですが、その人の外の顔が傷つかない配慮をしましょう。

 恥ずかしい・外の顔

どこをどう変えたら良いのかわかる表現にする

良くやってしまうのが、なんとなくで伝えてしまって、言われた人が、どこをどう変えたら良いのかわからない叱り方です。

特に昨今、叱りや注意の前提となっている「常識」が、上司と部下の間でズレていることが多いので、このポイントは、絶対に守って下さい。

<悪い例> そんなことでどうする!もっとがんばれ!

そんなこと・・・もっと・・・がんばれ・・・

どれもが、曖昧で具体性に欠けます。

  • 「そんなこと」が指す内容は何でしょうか?
  • 「もっと」とは、何をどうすればあなたが期待する「もっと」になるのでしょうか?
  • 「がんばる」とは、何をどうすることなのでしょうか?

ここを、誰が聞いてもわかる表現に変えます。

具体的には、次の2つの伝え方にするとうまくいきます。

1,客観的事実を伝える

2,主観的事実(感じたこと)を伝える

客観的事実を伝える

見えていること・聞こえていることを事実として、そのまま鏡のように伝える伝え方です

主観的事実(感じたこと)を伝える

事実で伝えにく場合に使う伝え方です。あなたの内側で感じたこと・感じていることを「わたし」を主語にして、「わたし」の責任で伝えます。

これを実際にやってみると、いかにわたしたちが、主観が入った曖昧な表現をしているかがわかります。

<例>電話が鳴っていても聞こえないふりをする

上司から見ると「聞こえないふり」に見えるのであって、それが事実かどうかはわかりません。

耳に障害があり、本当に聞こえないのかもしれないし、

目の前のことに夢中になっていると、他のことに気が回らないのかもしれません。

「聞こえないふりをしている」と決めつけるのは、互いの関係性を悪くするだけです。

これをフィードバックの法則に則って伝えるとすると

電話が鳴っても取らない

となります。

フィードバックの2つの伝え方

客観→主観の順番で伝えるとわかりやすい

これについては、

【叱り方】折れやすい若手や価値観が違う人にも使えて、確実に行動が変わる叱り方の極意

の「相手の行動が確実に変わる効果的な叱り方とは」で詳しく解説していますので、合わせてご覧下さい。

 

電話が鳴っていても聞こえないふりをする

の場合

1,客観的事実を伝える→電話が鳴ってもとらない

となり、次に

2,主観的事実を伝える→わたしにはあなたが聞こえないふりをしているように見える

となります。

この伝え方だと、一方的な決めつけにはなりません。

 

承認してからフィードバックする

事実をそのまま伝えられると、多くの人は、いけないと言われたように感じます。

例えば、セミナーの会場で、講師から「腕を組んでいますね」と言われたら、あなたはどうしますか?

思わず腕組みをやめませんか?

講師は、「いけない」とはひとことも言っていませんが、多くの人がいけないと言われたように感じてしまうのです。

 

上司部下の関係では、部下は上司から何か言われると、通常よりももっと強く「いけない」のほうが伝わってしまいます。

昨今の若手が、指示を出しただけで「叱られた」と勝手に感じて落ち込むのは、このことが原因です。

 

これを防ぐために、まず「承認」してからフィードバックします。

「承認」とは、相手を認める行為全てを指します。

常日頃の挨拶・声かけも承認のひとつですし、

相手の言うことを最後まで聞くのも承認です。

 

どこの職場でも、「承認」は圧倒的に不足しています。このことについては、また別の機会に詳しくお話しますね。

 

「叱る」「注意する」場合は、まず先にその人が常日頃やっている良い点・優れた点を承認し、「さらに良くするには・・・」という形でフィードバックしましょう。

1,まずは承認する

2,さらに良くするには・・・という形でフィードバックする

ほめる

 

伝えたあとどうするかを本人に聞く

これをやっている人は、とても少ないのではないでしょうか?

一方的でない双方向の関わりにすることが、風通しの良い組織づくりの基盤となります。

そのために、フィードバックで伝えた結果を、本人がどう捉えているのかを聞いてみてください。

○○さんは、電話が鳴っても取らないよね

わたしには、○○さんが、わざと聞こえないふりをしているように見えてしまうんだ。

ホントのところは、どうなの?

ここから会話が拡がって、「電話を取るのが怖い」などというホンネが出れば、しめたモノです。

どうしたら、電話を取るのが怖くなくなるのか、ふたりで一緒に対策を練ることができるからです。

電話が怖いのに、「どうして電話を取らないんだ。新入社員は電話をとるのが当たり前なんだぞ!がんばれ!」といくら叱咤激励しても、行動は変わりません。

それどころか、精神的に追い詰められて、メンタル不全や離職となるでしょう。

このような最悪の事態を防ぐためにも、是非、フィードバックのスキルを身につけて下さい。

尋ねる

 

許可をとる

事実だけを伝えられても、いけないと言われたように感じるのが、フィードバックの特徴でした。

なので、相手の衝撃を減らすための方法として、

ひとつは、「承認から先に伝える」こと、

そしてもうひとつは、「許可をとる」のが効果的です。

 

フィードバックはありのままの自分の姿を、第三者から教えてもらうこと。

ですが、多くの人は、ありのままの自分の姿を、すぐには受け入れられないモノです。

自分に自信がない人はその傾向が強く、対外的には、強がりや反発といった形で出ることもあります。

こんなとき、「許可をとる」というワンクッションはとても効果的です。

 

ちょっと○○のことについて伝えたいことがあるんだけど、いいかな?

このように言われれば、相手は、心の準備ができます。

もちろん、フィードバックを伝えたあとの、フォローアップ(なぜ、そういう行動をしたのかを相手に尋ね、それに対する対応策を考える)もお忘れなく・・・

 

 

あらかじめフィードバックポイントを尋ねる

OJTなどの場合は、あらかじめ、見ていて欲しいポイントを本人に尋ねるのも効果的です。

OJTのやり方については、別途、また詳しくお伝えしますね。

 

まとめ

叱る・注意するときは、フィードバックのスキルを使うとうまくいく

相手が受け入れやすいように、一方的な決めつけにならないことが大事

 

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